Marek Piotrowski
prawnik, doradca podatkowy
Jednym z powszechnie występujących w obrocie gospodarczym obowiązków przedsiębiorców wynikających z regulacji ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, popularnie zwanej ustawą o VAT, jest obowiązek wystawiania faktur.
Konieczność taka wynika z brzmienia art. 106 ust. 1 powołanej ustawy, który ustala, że podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży o treści szczegółowo wskazanej zarówno przepisami tej ustawy jak i aktów wykonawczych. Elektroniczna faktura
Warto wiedzieć, że możliwe jest wystawianie faktury w dwóch formach, to znaczy w formie tradycyjnej, czyli fakturę papierową, jak i w formie elektronicznej. Obserwując rynek operacji gospodarczych, zaniepokojenie wzbudza pojawiająca się praktyka przesyłania pomiędzy kontrahentami faktur za pomocą poczty elektronicznej (najczęściej w formie załącznika – pliku PDF), która po dokonaniu wydruku przez adresata uznawana jest za oryginał faktury dokumentującej zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Postępowanie takie stało się pozornie możliwe z chwilą wejścia w życie zmian przepisów w zakresie wymaganej treści faktury, poprzez uchylenie obowiązku zamieszczenia podpisów wystawcy i odbiorcy dokumentu. Niewątpliwie taki sposób sporządzania faktury jest łatwo dostępny oraz wygodny dla stron transakcji, gdyż wystawca minimalizuje koszty związane z wystawianiem i ewentualnym wysyłaniem dokumentu w formie papierowej, odbiorca zaś niezwłocznie posiada go w swojej księgowości. Jednak należy odpowiedzieć na pytanie, czy taki dokument może zostać uznany za fakturę?
Regulacje i obowiązki
Trzeba pamiętać, że obowiązujące regulacje przewidując zasady wystawiania faktur w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, ustalają dla obydwu tych metod szereg wymagań pozwalających na uznanie wystawionego dokumentu za fakturę, a w konsekwencji za dokument. Stosownie do treści obowiązującego rozporządzenia ministra finansów z 19 grudnia 2008 r. w sprawie m.in. zasad wystawiania faktur, faktura w formie papierowej wystawiana jest przez sprzedawcę – podatnika VAT w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich winien być oznaczony jako oryginał i przekazany nabywcy, drugi zaś jako kopia pozostaje w dokumentacji sprzedawcy. Konsekwencją powyższej regulacji jest zatem brak możliwości uznania przesłanej za pomocą poczty elektronicznej faktury za wystawianą w formie papierowej, pomimo iż fizycznie dokument taki po jego wydrukowaniu przez odbiorcę przechowywany jest w formie papierowej. Z kolei zasady sporządzania faktur w formie elektronicznej ustalone zostały rozporządzeniem ministra finansów z 14 lipca 2005 r. m.in. w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. I tutaj również należy podkreślić, iż przesłane za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail faktury nie spełniają ustalonych dla faktur elektronicznych warunków, bowiem jednym z szeregu wymogów stawianych takim dokumentom jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury. Wymagania te winny być spełnione poprzez zastosowanie bezpiecznego elektronicznego podpisu lub wymianę danych elektronicznych (EDI). Zatem otrzymana przez kupującego na adres e-mail przesyłka nie spełnia warunków przewidzianych dla faktury, to nie można jej przypisywać skutków właściwych dla jej otrzymania.
Prawa i obowiązki
Podstawowym, wynikającym z przepisów ustawy o podatku VAT, uprawnieniem podatnika-odbiorcy faktury jest jego prawo do dokonania odliczenia podatku naliczonego. Uprawnienie to, uregulowane art. 86 ustawy o VAT, powstaje najczęściej z chwilą otrzymania faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług dla potrzeb wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Zatem nie można zapominać o doniosłych podatkowych skutkach związanych z otrzymaniem faktury, będącej dokumentem stanowiącym podstawę dla dokonania odliczenia podatku naliczonego. Powyższe rozważanie prowadzi więc do wniosku, iż stanowiącym podstawę dla odliczenia podatku naliczonego dokumentem jest faktura, a zatem dokument, który spełnia ustalone obowiązującymi przepisami warunki, w tym także w zakresie jego sporządzenia. Przeciwnie, jeżeli posiadany dokument w świetle obowiązujących przepisów nie może zostać uznany za fakturę, to nie można mu przypisywać następstw właściwych dla otrzymania faktury. I tak właśnie jest z dokumentami otrzymanymi za pomocą poczty elektronicznej, które w świetle obowiązujących przepisów nie mogą zostać uznane za fakturę, nawet w sytuacji, w której treść takiej przesyłki odpowiada wymaganej treści faktury.
E-faktura nie zawsze zgodna z prawem
Faktura przesłana na adres e-mail, która nie spełnia ustalonych przepisami warunków wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych nie jest uznawania na gruncie prawa podatkowego za fakturę, a tym samym nie uprawnia do dokonania odliczenia ujawnionego na niej podatku naliczonego. Ponadto dokument taki nie może stanowić również podstawy dla dokonania zapisów kosztowych w zakresie rozliczeń wynikających z regulacji ustaw o podatkach dochodowych, bowiem ustawy te również przewidują za podstawę dla dokonania zapisów fakturę – czyli dokument wystawiony w trybie przewidzianym powołanymi przepisami. Warto także dodać, iż praktyka organów podatkowych wskazuje jednoznacznie na kwestionowanie uznawanych przez podatników za faktury dokumentów sporządzonych z naruszeniem ustalonych przepisami warunków ich wystawiania, co prowadzi do wniosku, iż dokument taki może zostać uznany jedynie za materiał informacyjny, nigdy zaś za fakturę.
