Marek Piotrowski
prawnik, doradca podatkowy
Zaginięcie dokumentu potwierdzającego nabycie towarów lub usług stanowi dla wielu przedsiębiorców znaczny problem natury podatkowo-księgowej.
W takiej sytuacji należy wiedzieć, jak w prawidłowy sposób udokumentować zaistniałe zdarzenie gospodarcze, a także w jakim okresie wykazać w prowadzonej dokumentacji otrzymany duplikat faktury.
Przepisy prawa podatkowego
Podstawową zasadą płynącą z treści regulacji ustawy o podatku od towarów i usług jest fakt, że podatnik VAT dokonujący dostawy towaru bądź świadczący usługę jest obowiązany do udokumentowania takiej czynności za pomocą faktury, czyli dokumentu, którego treść oraz tryb wydawania jest ściśle określony w obowiązujących przepisach. Jednocześnie podkreślenia wymaga fakt, że fakturę wystawia się jednorazowo, co oznacza, że niedopuszczalnym jest ponowne wystawienie oryginału faktury.
W przypadku zaginięcia bądź zniszczenia faktury pierwotnej należy wystąpić o jej duplikat. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego pozwalają na wystawienie duplikatu na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia ministra finansów w sprawie m.in. zasad wystawiania faktur. Warto pamiętać, że przepisy przewidują tylko dwie sytuacje, w których dopuszczalne jest wystawienie duplikatu faktury, a mianowicie zaginięcie lub zniszczenie oryginału.
ZDANIEM URZ ĘDU
“… Dla ustalenia terminu do odliczenia podatku VAT wynikającego z duplikatu faktury, istotnym jest przede wszystkim moment, w którym faktura pierwotna uległa zniszczeniu lub zaginęła. W sytuacji, gdy podatnik otrzyma oryginał faktury VAT i dokona na jego podstawie odliczenia podatku (w okresie jej otrzymania lub następnym), po czym faktura ta ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu, duplikat faktury nie jest uznawany za dokument uprawniający do odliczenia podatku, lecz stanowi wyłącznie potwierdzenie uprawnienia, z którego skorzystano podczas ujmowania w rejestrze VAT oryginału faktury…”.
(fragment publikowanej interpretacji podatkowej z dnia 26 marca 2009 r. wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygn. IPPP2/443-117/09-2/BM).
Obowiązek sprzedawcy
Warto pamiętać, że sprzedawca musi wystawić duplikat na podstawie posiadanej kopii faktury pierwotnej na wniosek nabywcy towaru lub usługi, któremu oryginał faktury uległ zniszczeniu bądź zaginął. Zapewne ważną wskazówką jest również wymagany zakres treści duplikatu faktury, który stanowi powielenie treści oryginału zagubionej lub zniszczonej faktury, przy czym obligatoryjnie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę wystawienia duplikatu.
Następstwa wynikające z duplikatu
Warto zauważyć, że podstawowym uprawnieniem podatnika VAT jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury VAT. W związku z powyższym naturalnym wydaje się pytanie, czy podatnik, który otrzymał duplikat faktury, może dokonać odliczenia podatku VAT tym duplikatem ujawnionego? Odpowiadając, warto stwierdzić, że duplikat faktury stanowi dokument zrównany w skutkach z oryginałem faktury. W efekcie, o ile w konkretnej sytuacji spełnione są warunki dla dokonania odliczenia podatku naliczonego, to pozornie wydaje się możliwym dokonanie odliczenia tego podatku na podstawie otrzymanego duplikatu.
Rozpatrując jednak tę kwestię, należy rozróżnić dwa możliwe stany faktyczne, tj. sytuację, w której podatnik posiadał uprzednio oryginał faktury pierwotnej (który uległ zniszczeniu bądź zaginął), oraz przypadek, w którym oryginału takiego nigdy nie posiadał (np. zaginął w trakcie przesyłki do podatnika). W przypadku gdy podatnik nie posiadał w swojej dokumentacji faktury pierwotnej, warto również zwrócić uwagę na drugą możliwą sytuację, w której zaginięciu bądź zniszczeniu uległa faktura pierwotna, uprzednio zarejestrowana w dokumentacji przedsiębiorcy, a zatem taka, którą przedsiębiorca otrzymał, a w efekcie dokonał na obowiązujących zasadach odliczenia podatku naliczonego.
Uzupełnienie dokumentacji
Najczęściej w takim przypadku nasuwają się wątpliwości, czy podatnik powinien dokonać korekty uprzednio odliczonego podatku VAT i odliczyć go ponownie na podstawie otrzymanego duplikatu faktury (w okresie, w którym otrzymał duplikat), czy też może właściwym będzie pozostanie przy dokonanych odliczeniach z jednoczesnym uzupełnieniem braku w dokumentacji źródłowej otrzymanym duplikatem faktury. Otóż przyjętym rozwiązaniem w takim przypadku jest pozostanie przy dotychczasowych rozliczeniach przy jednoczesnym uzupełnieniu dokumentacji w zakresie brakującej faktury poprzez załączenie jej duplikatu.
