Marek Piotrowski
prawnik, doradca podatkowy
Ten się nie myli, co nic nie robi, głosi polskie przysłowie, jednak mądrość ludowa, która odnosi się do człowieka, zupełnie nie sprawdza się w starciu z urządzeniami technologicznymi. Jednym z urządzeń, które nie uznaje ludzkich pomyłek, jest z pewnością kasa fiskalna. Kasa fiskalna służy ewidencjonowaniu dokonanej sprzedaży i kwoty podatku, jaka należna jest urzędowi skarbowemu z jej tytułu. Każde zatwierdzenie aktu sprzedaży na kasie fiskalnej powoduje, że dana operacja jest nieodwracalna i nie można jej wymazać z elektronicznej pamięci.
Nieugięte prawo
W rozporządzeniu ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (DzU 2008 nr 211 poz. 1338) zawarto przepisy mówiące o niemożności wycofania operacji sprzedaży z pamięci kasy fiskalnej. Brak możliwości wycofania pomyłkowej operacji nie oznacza oczywiście, że będziemy musieli zapłacić urzędowi skarbowemu podatek od de facto niesprzedanej rzeczy. Jednak procedura wymazania błędu nie jest procedurą łatwą. W takim bowiem przypadku sprzedający obowiązany jest dokonać korekty. Korekta musi być jednak wsparta dowodami wskazującymi jednoznacznie, że zaewidencjonowany obrót był wynikiem pomyłki.
Protokół błędu
W przypadku omyłkowego zarejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej sprzedawca ma obowiązek sporządzenia wewnętrznego protokołu stwierdzającego zaistniały błąd. Dokument ten bowiem będzie dowodem uprawdopodobniającym zaistniałą pomyłkę. Należy pamiętać, że polskie prawo, w przypadku błędnego wybicia na kasie sprzedaży, nakłada na przedsiębiorcę obowiązek wykazania, że sprzedaż danego towaru w rzeczywistości nie miała miejsca. Sporządzenie protokołu błędu nie jest jednak sprawą bardzo skomplikowaną. Sprzedawca musi bowiem do wpisu w ewidencji korekt dołączyć oryginał błędnego paragonu i przechowywać go wraz z dokumentacją podatkową. Z kolei ustalając, na podstawie raportu kasy fiskalnej, wartość obrotu stanowiącego podstawę opodatkowania VAT, należy dokonać korekty o wartość sprzedaży omyłkowej – stwierdzonej protokołem.
Zwrot towaru
Z analogiczną sytuacją będziemy mieli do czynienia w momencie, gdy klient decyduje się na oddanie do sklepu zakupionego wcześniej towaru, którego sprzedaż została zaewidencjonowana kasą fiskalną. Z jednej strony przedsiębiorca w prowadzonej kasą ewidencji ma zarejestrowany obrót, którego za pomocą tego urządzenia nie może skorygować, z drugiej zaś towar został mu zwrócony, co zgodnie z treścią art. 29 ust. 4 ustawy o VAT pozwala na obniżenie wartości obrotu rozumianego jako kwota należna z tytułu dostawy towaru bez podatku VAT. Najprostszym rozwiązaniem jest posiadanie przez sprzedającego urządzenia księgowego w postaci ewidencji zwrotów, która dokumentując dla potrzeb podatkowych zwrot towarów, jednocześnie wskazuje na zasadność pomniejszenia obrotu – stanowiącego podstawę opodatkowania VAT.
Brak paragonu
O ile jednak nie budzi wątpliwości przypadek, w którym zwrot towaru zaewidencjonowany jest w prowadzonych przez przedsiębiorcę urządzeniach księgowych na podstawie posiadanego, zwróconego oryginału paragonu dokumentującego sprzedaż, to problematyczną staje się sytuacja, w której podatnik takiego paragonu nie posiada (np. klient zwracając towar, zgubił paragon). Powszechnie panuje przekonanie, że w takim przypadku istnieje brak możliwości skorygowania wartości dokonanej sprzedaży. Jednak w świetle przepisów takie przekonanie nie jest prawdziwe. Brak paragonu dokumentującego sprzedaż towaru nie wyłącza możliwości zmniejszenia obrotu, w przypadku dokonania przez nabywcę jego zwrotu, jeżeli z okoliczności bezsprzecznie wynika, iż zwrócony towar został nabyty u tego podatnika, a jego zwrot zostanie uprawdopodobniony (udokumentowany) w sposób niebudzący wątpliwości (np. poprzez podpisanie z klientem protokołu zwrotu towaru).
