Marek Piotrowski
prawnik, doradca podatkowy
Nikt już nie wyobraża sobie prowadzenia działalności gospodarczej bez
wykorzystywania usług telekomunikacyjnych. Ich dostępność oraz konkurencja
na rynku operatorów powoduje,
że niemal każda firma posiada
telefony służbowe.
Należy pamiętać jednak, że samo zawarcie umowy o świadczeniu usług telefonicznych dla potrzeb firmy obliguje do ponoszenia określonych wydatków, czyli opłaty abonamentu oraz należności za rozmowy.
Rachunek telefoniczny
w świetle prawa
Miesięczne wydatki ponoszone na telefon służbowy są, w świetle ustaw o podatkach dochodowych, traktowane jako koszty uzyskania przychodów, natomiast w świetle ustawy o VAT stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Wobec powyższego warto zastanowić się, jak należy rozliczać pracowników z ich rozmów, aby nie narazić się na konsekwencje skarbowe, jeżeli obok służbowego wykorzystywania telefon firmowy jest używany również w celach prywatnych. To z pozoru proste stwierdzenie prowadzi do konieczności przeprowadzenia analizy obowiązujących przepisów prawa podatkowego. W omawianym przypadku możliwe są dwie sytuacje: rozmowy prywatne finansowane są przez pracodawcę albo koszty rozmów prywatnych pokrywa pracownik.
Pracodawca sponsorem
Pracownicy, których koszty prywatnych rozmów pokrywa pracodawca, otrzymują świadczenie nieodpłatne, które powinno zostać zaliczone do wynikających z umowy o pracę przychodów pracowników. Efektem takiej kwalifikacji jest konieczność powiększenia wartości wynagrodzenia pracownika o wartość otrzymanego świadczenia w naturze. Ponadto, w takim przypadku pracodawca nie będzie mógł zaliczyć w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów wynikającej z faktury za usługi telekomunikacyjne tej części usług, które przeznaczone zostały na cele osobiste pracowników. Takie postępowanie wynika z podstawowej reguły wyrażonej przez ustawy o podatkach dochodowych, zgodnie z którą koszty podatkowe stanowią wydatki związane z prowadzoną działalnością. Jeżeli pracownicy wykonują rozmowy o charakterze prywatnym z firmowego telefonu, to brak jest podstaw do zaliczenia wydatków na ich nabycie w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Również na gruncie regulacji ustawy o VAT wykorzystanie telefonu do celów pozazawodowych prowadziło będzie do wyłączenia uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do tych usług, które związane były z rozmowami prywatnymi. Jeżeli jednak podatnik nabywając usługi telekomunikacyjne, był uprawniony do odliczenia podatku VAT, to późniejsze ich przekazanie na cele prywatne pracowników skutkowało będzie koniecznością ustalenia tzw. nieodpłatnego świadczenia, czyli opodatkowania wartości przekazanych pracownikowi nieodpłatnie usług wg zasad właściwych dla opodatkowania świadczenia usług (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT).
Pracownik na własnym garnuszku
Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w momencie, gdy pracownik zwraca pracodawcy należność za rozmowy telefoniczne wykonywane prywatnie. Warto zauważyć, że właśnie z tą sytuacją mamy do czynienia najczęściej. W świetle prawa dochodzi tu do sprzedaży usług telekomunikacyjnych na rzecz pracownika, czyli nie ma potrzeby ustalania nieodpłatnego świadczenia. Natomiast opłacenie przez pracownika wykorzystanych na cele osobiste rozmów może zostać dokonane np. poprzez potrącenie pracownikowi należnej sumy z wynagrodzenia. Warto pamiętać, że na gruncie regulacji ustawy o podatku VAT sytuacja taka będzie kwalifikowana jako odpłatne świadczenie usług. Przedsiębiorca, podatnik VAT, potrącający pracownikom należność za wykonane z telefonu firmowego rozmowy o charakterze prywatnym, będzie musiał dokonać stosownego rozliczenia podatku VAT. Ponadto będzie zmuszony na żądanie pracownika tę czynność udokumentować wystawiając fakturę.
Sposoby weryfikacji
Podstawowym narzędziem pozwalającym na zidentyfikowanie oraz ustalenie wartości rozmów o charakterze prywatnym jest otrzymywany od operatora billing rozmów telefonicznych. Zdarza się jednak, że jego analiza bywa kłopotliwa, dlatego też część pracodawców zobowiązuje pracowników regulaminem lub umową do ewidencjonowania rozmów o charakterze prywatnym. Ewidencje takie stanowią później znaczne ułatwienie przy ustalaniu wartości osobistych rozmów pracowników. Trzeba bowiem pamiętać, że organy podatkowe prowadząc kontrolę firmy, mogą badać związek ponoszonych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą w sytuacji, w której wydatki te wpływają na wartość poszczególnych podatków. Tym samym nie można się dziwić, że obok samych faktur telefonicznych również często w trakcie kontroli podatkowej badane są billingi przeprowadzonych rozmów telefonicznych z aparatów firmowych.
